Ako zistiť, ktoré procesy sa oplatí automatizovať

Každá firma má procesy, ktoré požierajú čas. Ale nie všetky sa oplatí automatizovať. Niektoré sú príliš zložité, niektoré sa menia príliš často a niektoré fungujú tak, ako majú.

Cieľom nie je automatizovať všetko. Cieľom je nájsť tie procesy, kde automatizácia prinesie najväčší rozdiel.

Test opakovania

Pozrite sa, čo váš tím robí každý deň. Ak niekto vykonáva tie isté kroky viac ako 20-krát týždenne, s tými istými vstupmi a tým istým očakávaným výsledkom, je to silný kandidát.

Napríklad: prepisovanie dát z emailov do tabuľky, generovanie toho istého reportu každý pondelok, ručné odosielanie pripomienok, kontrola, či faktúra súhlasí s objednávkou.

Tieto úlohy majú tri spoločné vlastnosti: sú opakujúce sa, riadia sa jasnými pravidlami a nevyžadujú kreatívny úsudok. Presne to je kombinácia, ktorú softvér zvláda dobre.

Test nákladov

Samotné opakovanie nestačí. Proces musí stáť aj niečo zmysluplné.

Spočítajte to jednoducho: koľko hodín mesačne táto úloha zaberie celému tímu? Vynásobte hodinovou cenou ľudí, ktorí ju robia. Ak je číslo nad 1 000€ mesačne, automatizácia sa takmer určite zaplatí v priebehu pár mesiacov.

Ak je pod tým, stále to môže mať zmysel, ale len ak je úloha zároveň úzkym hrdlom, ktoré brzdí ostatnú prácu.

Test stability

Procesy, ktoré sa menia každých pár týždňov, sú na automatizáciu nevhodné. Softvér potrebuje jasné pravidlá. Ak sa pravidlá neustále menia, strávite viac času aktualizáciou systému, ako ušetríte.

Dobrí kandidáti sú procesy, ktoré sú v podstate rovnaké aspoň pol roka. Kroky sú známe. Výnimky sú predvídateľné. Ľudia sa možno sťažujú na monotónnosť práce, ale nikto sa nehádá o tom, ako sa má robiť.

Kde začať

Vyberte si jeden proces, ktorý prejde všetkými tromi testami. Neskúšajte automatizovať päť vecí naraz. Jeden dobre automatizovaný proces ukáže vášmu tímu, čo je možné, a vybuduje dôveru pre ďalší krok.

Cieľom nie je nahradiť ľudí. Cieľom je prestať plytvať ich časom na prácu, ktorá nepotrebuje ľudský mozog.